Menentukan Apa yang Harus Dilakukan Pertama

Manajemen waktu adalah keahlian penting untuk manajemen pribadi.
Inti sari manajemen waktu adalah mengelola dan melaksanakan prioritas. Metoda manajemen waktu telah dikembangkan dalam berbagai tahapan: 1) catatan dan checklist - mengenali berbagai kebutuhan pada waktu
kita; 2) kalendar dan buku agenda - menjadwalkan acara dan aktivitas;
3) memprioritaskan, memperjelas nilai-nilai - menyatukan perencanaan harian dengan sasaran (detail dari pendekatan ini adalah memperluas
efisiensi yang bisa mengurangi spontanitas dan hubungan dalam hidup);
4) mengelola diri kita lebih dari pengelolaan waktu - memfokuskan pada
penjagaan dan memperkaya hubungan dan penyelesaian hasil, dengan
begitu merawat keseimbangan P/PC (produksi versus pengembangan
kapasitas produksi).
Suatu matriks bisa dibuat dari karakteristik aktivitas, mengklasifikasikan-nya sebagai urgen dan tidak urgen, penting dan tidak penting.
Daftar aktivitas yang mendesak untuk ditindak-lanjuti disebut sebagai
“Urgen”. Daftar aktivitas yang memberikan konstribusi pada misi, nilai
atau sasaran prioritas tinggi kita sebagai “Penting”.
URGEN TIDAK URGEN
PENTING
Kuandran I
Krisis
Masalah yang mendesak
“Memadamkan api”
Bongkar besar & kerja
ulang
Proyek terbatasi waktu
»
»
»
»
»
Kuandran II
Pencegahan
Aktivitas berdasar kemampuan produksi.
Membangun hubungan.
Mengenali peluang baru
Perencanaan
Penciptaan kembali.
»
»
»
»
»
»
TIDAK PENTING
Kuadran III
Interupsi
beberapa panggilan
Beberapa surat
Beberapa laporan
Beberapa rapat
Hal yang agak mendesak
Aktivitas populer
Beberapa bongkar besar &
kerja ulang
»
»
»
»
»
»
»
»
Kuadran IV
Hal sepele (trivia)
Kerja sibuk
Beberapa surat
Beberapa telepon
Mengisi waktu
Aktivitas menyenangkan
»
»
»
»
»
»
Aktivitas Kuadran I adalah urgen dan penting - disebut juga masalah dan krisis. Memfokuskan pada Kuadran I berkesudahan
menjadi lebih besar dan bertambah besar sampai masalah mendominasi kamu.
Aktivitas Kuadran III adalah urgen namun tidak penting, dan
sering salah menempatkan sebagai Kuadran I.

Kuadran IV adalah kuadran pelarian - aktivitas yang tidak urgen
dan tidak penting.
Orang yang efektif akan keluar dari Kuadran III dan Kuadran
IV karena disana tidaklah penting.  Mereka akan menyusutkan
Kuadran I sampai memiliki banyak waktu di Kuadran II.
Aktivitas  Kuadran II adalah  penting, namun tidak urgen.
Bekerja pada kuadran ini adalah jantung dari manajemen waktu
pribadi. Disanalah aktivitas PC (pengembangan kapasitas produksi) berada.
Aktivitas Kuadran II menjadi pengaruh kuat - aktivitas bila diselesaikan secara rutin akan membuat perubahan yang amat besar
dalam kehidupanmu. (Termasuk mewujudkan Seven Habits).
Awalnya, waktu untuk aktivitas Kaudran II harus datang dari
Kuadran II dan IV. Kuadran I tidak bisa dilalaikan, namun secara
bertahap harus menyusut dengan mengalihkan ke Kuadran II.
1) Prioritaskan
2) Kelola Sekitar Prioritas
3) Disiplinkan Dirimu Sendiri
Disiplin pribadi tidaklah cukup. Tanpa pernyataan berpusat pada prinsip dan misi kita memiliki cukup pondasi untuk keberlangsungan upaya
kita.
Covey telah mengembangkan  cara pengelolaan Kuadran II dengan
memenuhi enam kriteria :
Koheren - menyatukan aturan, tujuan dan prioritas.
Seimbang - menjaga berbagai aturan/tugas sebelumnya,
sehingga tidak diabaikan.
Fokus pada kuadran II - Mingguan - kuncinya adalah
tidak memprioritaskan apa yang ada dalam jadwalmu, tapi
menjadwalkan prioritasmu.
Dimensi orang -  pikirkan efisiensi ketika berkaitan dengan
barang, namun pikirkan efektivitas ketika berkaitan dengan
orang.  Orang pertama yang mempertimbangkan efektivitas adalah dirimu sendiri. Skedul adalah membagikan kepada
orang-orang.
Fleksibilitas - cara pengelolaan adalah pelayanmu, bukan
gurumu.
Portabilitas - mudah dibawa.
Ada empat aktitivitas kunci dalam mengelola Kuadran II, memfokuskan
pada apa yang ingin selesaikan dan 7 hari ke depan: 1) Identifikasi tugas,
2)  Memilih sasaran - dua atau tiga item untuk menyelesaikan setiap
tugas, termasuk berapa lama waktu yang dibutuhkan dari sasaran dan
pernyataan misi, 3) skedul/delegasi - termasuk kebebasan dan fleksibilitas
untuk mengendalikan kejadian yang tidak terantisipasi dan kemampuan
spontanitas, 4)  Adaptasi harian - respon setiap hari untuk kejadian,
hubungan dan pengalaman  yang tidak terantisipasi dengan cara yang
bermakna.
Disini ada lima keuntungan dari cara pengelolaan ini: 1) adalah
berpusat pada prinsip - ini memampukan untuk melihat waktumu dalam
konteks berapa penting dan berapa efektif. 2) hal ini merujuk ke hati
nurani - memampukan kamu untuk mengelola kehidupanmu diantara
nilai-nilai yang terdalam. 3) mendefiniskan misi unikmu, termasuk
nilai dan sasaran jangka panjang. 4) membantumu menyeimbangkan
kehidupanmu dengan mengenali tugas/aturan. 5) memberikan perspektif
yang lebih besar melalui pengelolaan mingguan.